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jueves, 10 de octubre de 2013
¿Cómo organizar un archivo?
ORGANIZACIÓN
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos
de cada entidad.
CLASIFICACIÓN
Clasificar la documentación es agruparla por
conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica.
Se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o
actividades de la INSTITUCIÓN, dentro de una estructura que es el CUADRO DE
CLASIFICACIÓN.
¿Qué es el Cuadro de Clasificación?
Es un esquema donde se encuentra estructurado las series documentales de
cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.
Cada grupo posee identidad propia y, si bien se relaciona jerárquicamente
con los demás, no da lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los
documentos -por su origen- a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia
a otro
SIGNATURA
Se establecerá una codificación
para identificar las unidades orgánicas y las series documentales de la
entidad.
SELECCIÓN
Es el proceso Archivístico que consiste en identificar, analizar y
evaluar a todas las series documentales de cada entidad para determinar sus
periodos de retención en base a los cuales se formulará el Programa de control
de Documentos
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